INFOTECH HRMS

Analiz eden: Getfullapps

Bir iş uygulamasını değerlendirirken ilk baktığım şey, günlük rutini gerçekten kolaylaştırıp kolaylaştırmadığıdır. INFOTECH HRMS, INFO-TECH SYSTEMS LTD tarafından geliştirilen ve iş kategorisinde yer alan bir insan kaynakları uygulaması. Ücretsiz sunulması ve PEGI 3 yaş derecelendirmesine sahip olması, onu geniş bir çalışan kitlesi için erişilebilir kılıyor. Benim gözümde asıl değeri ise, insan kaynakları süreçlerini telefondan takip etmek isteyen çalışanlar için masaüstü sisteme bağlı bir tamamlayıcı olarak konumlanması.

Uygulama mağazada INFOTECH HRMS adıyla yer alıyor; kısa tanımı da bu yönünü açıkça öne çıkarıyor. Burada önemli bir ayrım var: Bunu her şirketin kullanabileceği bağımsız bir personel yönetim platformu gibi düşünmemek gerekir. İş yerinizin kullandığı HRMS yapısıyla bağlantılı bir çalışan aracı olarak anlam kazanıyor. Bu nedenle deneyim, yalnızca uygulamanın arayüzüne değil, kurumunuzun sistemi nasıl yapılandırdığına da bağlı.

Günlük iş akışında INFOTECH HRMS nasıl kullanılıyor?

Temel kullanım senaryomda uygulamayı, gün içinde insan kaynaklarıyla ilgili ihtiyaç duyduğum işlemleri bilgisayara geçmeden kontrol etmek için ele alıyorum. Çalışan açısından bu yaklaşım pratik: İşe devam, çalışma düzeni veya kurumun mobil üzerinden sunduğu ilgili işlemler için ayrı bir masaüstü oturumu açmak yerine telefondan ilerlemek daha hızlı hissettirebiliyor.

Buradaki en sağlıklı başlangıç, uygulamayı kurar kurmaz her seçeneği rastgele denemek değil, önce kurum hesabınızın hazır olduğundan emin olmak. INFOTECH HRMS tek başına kurulunca bütün insan kaynakları süreçlerini otomatik olarak açan bir araç gibi davranmamalı; erişebileceğiniz bölümler, şirketinizin kullandığı yapı ve hesabınıza tanımlanan yetkilerle ilişkili olacaktır. Bu yüzden giriş bilgilerini iş yerinizin yönlendirmesiyle kullanmak, ilk adımda yaşanabilecek gereksiz karışıklığı azaltır.

Ben böyle bir uygulamada ana ekranı bir işlem merkezi gibi değil, gün içinde tekrar tekrar bakılacak bir kontrol noktası gibi kullanmayı tercih ederim. Örneğin işe başlamadan önce gerekli kayıtların görünüp görünmediğini kontrol etmek, gün sonunda da işlemin tamamlandığından emin olmak daha düzenli bir alışkanlık oluşturur. Bu yaklaşım, uygulamayı yalnızca bir sorun çıktığında açmaktan daha verimli olabilir.

Gerçek hayattan basit bir örnek vereyim: Sabah ofise yetişmeye çalışırken bilgisayarı açmak yerine telefondan kurumsal uygulamaya girip ilgili çalışan işlemini yapmak isteyen biri için mobil erişim anlamlıdır. Gün içinde farklı bir lokasyonda bulunan veya bilgisayar başında sürekli çalışmayan personel de aynı nedenle fayda görebilir. Ancak bu rahatlık, uygulamanın şirket hesabıyla doğru biçimde çalışmasına bağlıdır; kişisel kullanım için bağımsız bir takip aracı arayanların beklentisi karşılanmayabilir.

İlk kullanımda en çok dikkat edeceğim nokta, yapılan işlemin gerçekten kaydedilip kaydedilmediğidir. Mobil uygulamalarda ekranda bir onay görmek her zaman sürecin kurum sistemine eksiksiz işlendiği anlamına gelmeyebilir. Bu yüzden işlemden sonra ilgili ekranı yeniden kontrol etmek, uygulamadan çıkmadan önce görünen durumu okumak ve gerekiyorsa kurumun kullandığı diğer kanaldan doğrulamak iyi bir alışkanlık. Bu, özellikle devam ve çalışma kayıtları gibi sonradan önem kazanabilecek işlemlerde gereksiz anlaşmazlıkları önleyebilir.

Uygulamanın ücretsiz olması çalışan açısından önemli bir avantaj. Kullanmak için ayrıca bir satın alma kararı vermek gerekmiyor. Yine de ücretsiz olması, her şirketin aynı deneyimi sunacağı anlamına gelmez. İşverenin sistemi ne kadar kapsamlı kullandığı, mobil erişimi hangi işlemlerle sınırladığı ve destek sürecini nasıl yönettiği pratik sonucu belirler.

Kurulumdan sonra kontrol edilmesi gereken noktalar

Kurulumdan sonra önce uygulamanın güncel sürümünü kullandığımdan emin olurum. Şu anki sürüm 2.0.260916 olarak görünüyor ve uygulama Android 6.0 ya da daha yeni bir işletim sistemi gerektiriyor. Bu gereksinim, çok eski olmayan birçok cihaz için sorun yaratmayacaktır; yine de kurum telefonu veya uzun süredir güncellenmeyen bir cihaz kullanıyorsanız işletim sistemi uyumluluğunu baştan kontrol etmek mantıklı.

İkinci adımda bildirim ve bağlantı davranışını gözden geçirmek gerekir. İnsan kaynakları işlemlerinde zamanında bilgi almak önemli olabilir, fakat her bildirimi açık tutmak da telefonu gereksiz uyarılarla doldurabilir. Uygulama içindeki seçenekler ve telefonun sistem ayarları görünür bildirimleri birlikte etkileyebileceği için ikisini ayrı ayrı kontrol etmek daha doğru bir yaklaşım. Burada belirli bir seçeneğin her cihazda aynı isimle görüneceğini varsaymamak gerekir.

Telefonun pil tasarrufu ayarları da gözden kaçan bir ayrıntı. Android’in agresif arka plan kısıtlamaları, bildirimlerin gecikmesine veya uygulamanın yeniden açıldığında oturumu tekrar başlatmasına yol açabilir. Bu durum uygulamanın kusuru olmayabilir; fakat günlük kullanımda yaşanan sürtünme doğrudan kullanıcıya yansır. Bildirimleri zamanında almak önemliyse, INFOTECH HRMS için telefonunuzun pil ve arka plan izinlerini kontrol etmek faydalı bir hazırlık olur.

Gizlilik açısından da ortak kullanılan telefonlarda dikkatli davranırım. Hesaptan çıkış seçeneği görünüyorsa, kişisel cihazınız başkasına geçebiliyorsa bunu kullanmak daha güvenlidir. Uygulama bir iş hesabına erişim sunduğu için ekran kilidi, cihazın paylaşılmaması ve kayıtlı giriş bilgilerinin korunması yalnızca teknik bir ayrıntı değildir. Özellikle çalışan bilgileriyle ilgili ekranlarda hızlı davranmak yerine, kullandığınız cihazın size özel olduğundan emin olmak gerekir.

Bir başka pratik ayar, telefonun ekran büyüklüğü ve yazı boyutudur. İnsan kaynakları uygulamalarında küçük metinler veya yoğun bilgi içeren ekranlar, aceleyle işlem yaparken yanlış dokunma riskini artırabilir. Yazı boyutunu sistem ayarlarından okunabilir seviyeye getirmek, uygulama içinde özel bir seçenek olmasa bile kullanım rahatlığını artırabilir. Bu küçük düzenleme, yeni özellik aramaktan daha somut bir fayda sağlayabilir.

Daha hızlı ve hatasız kullanım için alışkanlıklar

Deneyimli kullanıcıların farkı genellikle gizli bir özellik bulmalarından değil, aynı işlemi her seferinde aynı sırayla yapmalarından gelir. Benim önerim, INFOTECH HRMS için kısa bir kontrol rutini belirlemek: uygulamayı açmak, doğru hesapla oturum açıldığını görmek, ilgili çalışan ekranına gitmek, işlemi tamamlamak ve sonuç durumunu yeniden okumak. Bu sıra basit görünse de acele anında atlanan adımları azaltır.

Telefonun ana ekranında uygulamayı kolay ulaşılabilir bir yere taşımak da pratik bir kısayoldur. Bunu bir özellik gibi değil, kullanım alışkanlığı olarak düşünmek gerekir. Uygulamayı klasörlerin içinde aramak yerine iş uygulamalarının bulunduğu sabit bir konuma yerleştirmek, özellikle her gün yapılan işlemlerde birkaç gereksiz adımı ortadan kaldırır.

Tekrarlanan işlemlerde bildirimlere tamamen güvenmek yerine sabit zamanlı bir kişisel hatırlatıcı kullanmak da işe yarayabilir. Örneğin çalışma gününün başında veya sonunda uygulamayı kontrol etmek, bildirimi kaçırdığınızda işlemi unutma riskini azaltır. Bu yöntem, INFOTECH HRMS içinde bulunmayan bir otomasyonu varmış gibi göstermeden, telefonun genel hatırlatma araçlarını uygulamayla birlikte kullanır.

İşlem sırasında bağlantının kararsız olduğunu fark edersem art arda dokunmam. Mobil uygulamalarda aynı komutu birkaç kez göndermek, kullanıcının hangi işlemin kaydedildiğini anlamasını zorlaştırabilir. Daha iyi yöntem, bağlantıyı kontrol etmek, ekranın yanıt vermesini beklemek ve ardından sonucu yeniden incelemektir. Özellikle iş kaydıyla ilgili adımlarda hızdan biraz ödün vermek, sonradan düzeltme aramaktan daha kolaydır.

Uygulamayı farklı cihazlarda kullanıyorsanız, her cihazda aynı hesabın açık olup olmadığını da kontrol etmek gerekir. Bir telefonda yapılan işlemin diğerinde hemen aynı görünmemesi, bağlantı gecikmesi veya kurum sisteminin senkronizasyon biçimiyle ilgili olabilir. Böyle bir durumda tekrar tekrar işlem yapmak yerine önce ekranı yenilemek veya yeniden açmak daha güvenli bir yaklaşım. Bu, uygulamanın kesin olarak nasıl çalıştığına dair varsayım yapmak yerine kontrollü ilerlemeyi sağlar.

Bir diğer yararlı alışkanlık, önemli işlemlerden sonra görünen bilgiyi not etmektir. Uygulama içinde geçmiş veya ayrıntılı kayıt ekranı bulunuyorsa bunu kullanmak, bulunmuyorsa işlemin tarihini ve ne yaptığınızı kişisel notlarınıza yazmak yardımcı olabilir. Bunu resmi kanıt yerine kişisel takip yöntemi olarak görmek gerekir. İnsan kaynakları süreçlerinde sonradan “hangi gün ne yapmıştım?” sorusuna cevap verebilmek, küçük ama değerli bir avantajdır.

Uygulamanın güçlü olduğu kullanıcı profili

INFOTECH HRMS, iş yerinin mobil HRMS erişimi sunduğu çalışanlar için mantıklı bir seçim. Özellikle gününün tamamını masa başında geçirmeyen, bilgisayara her zaman ulaşamayan veya temel çalışan işlemlerini telefondan takip etmek isteyen kişiler bu yapıdan yararlanabilir. Kurumunuz zaten INFO-TECH SYSTEMS LTD tarafından geliştirilen bir insan kaynakları çözümünü kullanıyorsa, mobil uygulama günlük erişimi daha doğal hale getirebilir.

Burada uygulamanın bir başka güçlü yanı da geniş erişim alanı. Bir milyondan fazla kurulum seviyesine ulaşmış olması, onun yalnızca çok küçük bir kullanıcı grubuna yönelik kalmadığını gösteriyor. Bu rakamı kalite garantisi olarak yorumlamam; fakat uygulamanın farklı iş yerlerinde mobil çalışan erişimi ihtiyacına cevap verdiğini düşündüren bir işaret olarak değerlendiririm.

Yaş derecelendirmesinin PEGI 3 olması da uygulamanın doğrudan yetişkinlere yönelik karmaşık veya hassas bir eğlence içeriği taşımadığını gösteren sade bir sınıflandırma. Elbette iş hesabının içeriği nedeniyle cihaz güvenliği yine önemini korur. Yaş derecelendirmesi, kurumsal verilerin korunmasıyla ilgili bir güvenlik değerlendirmesinin yerine geçmez.

Öte yandan küçük bir işletmede çalışan ve insan kaynaklarıyla bütün işlemlerini doğrudan yöneticisiyle yapan biri için bu uygulama gereğinden fazla olabilir. Aynı şekilde yalnızca maaş hesaplama, ayrıntılı raporlama, vardiya planlama veya kapsamlı izin analizi arayan bir kullanıcı, kurumun mobil erişim kapsamı sınırlıysa beklediği karşılığı bulamayabilir. Böyle bir durumda masaüstü HRMS paneli veya şirketin resmi insan kaynakları kanalı daha uygun olabilir.

Geleneksel alternatiflerle karşılaştırınca nerede duruyor?

INFOTECH HRMS’yi kâğıt formlarla veya yalnızca e-posta üzerinden yürütülen personel süreçleriyle karşılaştırdığımda en belirgin avantajı erişim kolaylığı. Telefon üzerinden işlem yapmak, form göndermek için bilgisayar bekleme ihtiyacını azaltabilir. Özellikle farklı çalışma alanlarında bulunan ekiplerde bu, küçük görünen ama zaman içinde hissedilen bir kolaylık yaratır.

Genel amaçlı not uygulamaları veya telefon takvimleri ise kişisel hatırlatma konusunda daha esnek olabilir. Fakat bunlar kurumsal insan kaynakları sistemine kayıt işlemi yapmaz; yalnızca size neyi ne zaman takip edeceğinizi hatırlatır. Bu nedenle en iyi yaklaşım çoğu zaman seçim yapmak değil, görevleri ayırmaktır: INFOTECH HRMS resmi çalışan işlemleri için, takvim veya hatırlatıcı ise kişisel rutin için kullanılabilir.

Masaüstü HRMS çözümleri genellikle daha geniş ekran ve daha ayrıntılı yönetim seçenekleri sunar. Rapor inceleyen, çok sayıda çalışan kaydıyla ilgilenen veya insan kaynakları yöneticisi olarak kapsamlı işlem yapan biri için masaüstü deneyimi daha rahat olabilir. Telefon uygulaması burada tam bir ikame olmaktan çok, hızlı erişim katmanı gibi değerlendirilmeli. Mobil kullanımın avantajı hız ve ulaşılabilirlik; dezavantajı ise küçük ekran, sınırlı bağlam ve cihaza bağlı sürtünmedir.

Şirketin kendi web portalı da güçlü bir alternatif olabilir. Tarayıcı üzerinden çalışan bir sistem, farklı cihazlarda erişim sunabilir ve daha büyük bir çalışma alanı sağlayabilir. Buna karşılık mobil uygulama, telefonda daha doğrudan bir giriş noktası oluşturur. Hangi seçeneğin daha iyi olduğu, gün içinde bilgisayara mı yoksa telefona mı daha sık eriştiğinize bağlıdır.

İleri kullanımın sınırları ve dikkat edilmesi gerekenler

Uygulamadan en yüksek verimi almak, onun kurum altyapısının yerine geçmesini beklememekle başlıyor. INFOTECH HRMS bir çalışan aracı olarak yararlı olabilir; fakat şirketinizin hesap açma, yetki verme, kayıt düzeltme veya destek süreçlerini kendi başına çözmez. Giriş yapamıyorsanız ya da beklediğiniz bir işlem görünmüyorsa, aynı işlemi tekrar tekrar denemek yerine kurumunuzun insan kaynakları veya teknik destek kanalına başvurmak daha doğru olur.

Bu nokta özellikle yeni işe başlayanlar için önemli. Uygulamanın telefona kurulmuş olması, çalışanın bütün bölümlere erişeceği anlamına gelmez. Hesabın etkinleştirilmesi, doğru kurum seçiminin yapılması veya çalışan kaydının sisteme tanımlanması gerekebilir. Sorunun uygulamadan mı yoksa kurum hesabından mı kaynaklandığını anlamak için önce başka bir cihazda denemek yerine, giriş bilgilerinin ve kurum yönlendirmesinin doğru olup olmadığını kontrol etmek daha sağlıklı.

Telefon değiştirirken de acele etmemek gerekir. Eski cihazda açık kalan oturum, yeni cihazda kayıtlı bilgiler veya ekran kilidi olmayan yedek telefonlar iş hesabı açısından risk oluşturabilir. Yeni telefona geçişten sonra eski cihazdaki uygulama oturumunu kapatmak, cihaz elden çıkarılacaksa kişisel bilgileri temizlemek ve hesabın yalnızca size ait cihazlarda açık kalmasını sağlamak iyi bir güvenlik pratiğidir.

Uygulama güncellendiğinde arayüzde küçük değişiklikler olabilir. Bu nedenle uzun süredir kullanmayan biri, eski ekran görüntülerine veya başkasının tarifine körü körüne güvenmemeli. İşlem adımlarını güncel ekranda yeniden okumak daha güvenlidir. Özellikle devam veya çalışan kaydı gibi konularda, alışkanlıkla aynı yere dokunmak yerine ekrandaki açıklamayı takip etmek yanlış işlem ihtimalini düşürür.

Bir başka sınır da mobil ekranın bağlam sunma kapasitesi. Küçük ekranda birden fazla tarih, durum veya çalışan bilgisi aynı anda görünmeyebilir. Karmaşık bir düzeltme yapmanız gerekiyorsa, daha geniş ekranlı kurum portalı veya masaüstü sürümü daha iyi olabilir. Telefonu her iş için zorlamak, mobil erişimin asıl avantajı olan hızın tersine çalışabilir.

Benim kararım: Doğru kurum yapısında pratik bir mobil tamamlayıcı

INFOTECH HRMS hakkında vardığım sonuç net: Bu uygulama, iş yerinizin insan kaynakları sistemine mobil erişim sağlıyorsa günlük işlemleri kolaylaştırabilecek sade bir araç. Ücretsiz olması, Android 6.0 ve üzeri cihazlarda çalışması ve çalışanların telefondan erişim ihtiyacına odaklanması onu denemeye değer kılıyor. Geliştiricisi INFO-TECH SYSTEMS LTD ve uygulamanın yayın tarihi 1 Nisan 2016; bu da yeni ortaya çıkmış, kullanım amacı belirsiz bir araçtan ziyade belirli bir kurumsal ihtiyaca odaklanan bir ürün izlenimi veriyor.

Ben bunu özellikle bilgisayara bağlı kalmadan çalışan işlemlerini takip etmek isteyenlere öneririm. Fakat önerim, uygulamayı kurmadan önce iş yerinizin gerçekten bu mobil erişimi desteklediğini öğrenmeniz yönünde. Aksi halde boş bir giriş ekranı veya sınırlı erişimle karşılaşıp uygulamayı gereksiz yere başarısız değerlendirebilirsiniz.

Günlük kullanımda en iyi sonuç, uygulamayı tek başına mucizevi bir çözüm gibi görmekten değil, düzenli bir iş akışının parçası yapmaktan geliyor. Ana ekranda kolay erişim, doğru bildirim ayarları, işlem sonrası kontrol ve gerektiğinde masaüstü portalına geçiş birlikte kullanıldığında deneyim daha güvenilir hale geliyor. En önemli pratik kuralım, önemli bir çalışan işlemini tamamladıktan sonra sonucu mutlaka tekrar okumak.

Sonuç olarak bu, kapsamlı insan kaynakları yönetimini telefona taşıma iddiasıyla her kullanıcıya hitap eden bir uygulamadan çok, kurum hesabına bağlı mobil erişim aracı. Eğer ihtiyacınız buysa, INFOTECH HRMS iş gününüzde küçük ama gerçek bir zaman kazancı sağlayabilir. Daha ayrıntılı raporlama, geniş yönetici araçları veya bağımsız kişisel takip arıyorsanız, masaüstü HRMS çözümü ve kurumun resmi kanalları daha doğru seçenek olacaktır. Benim için uygulamanın değeri, tam da bu sınırı doğru anladığınızda ortaya çıkıyor.